¿Qué documentos necesita mi contador cada mes?

Entregar documentos al contador no consiste en juntar todas las fotos del teléfono al terminar el mes. Lo útil es que cada operación pueda entenderse: qué ocurrió, quién participó, cuándo se realizó y con qué respaldo cuenta. Una carpeta ordenada ahorra preguntas repetidas y facilita detectar información incompleta antes de preparar reportes o declaraciones.

Esta guía propone una forma de organizar la entrega. No es una lista legal idéntica para todas las empresas. Los documentos concretos dependen de la actividad, el régimen tributario, los trabajadores y las operaciones del periodo. Acuerda con tu contador qué necesita, en qué formato y por qué canal.

Comprobantes de ventas y servicios prestados

Reúne los comprobantes emitidos, las notas de crédito o débito relacionadas y la información necesaria para explicar ajustes. No mezcles una venta con su cobro: pueden ocurrir en fechas distintas. Identifica las ventas pendientes de pago y las cancelaciones, para que sea posible relacionar cada movimiento con la operación original.

Si vendes por distintos canales, indica de dónde procede cada grupo de operaciones. Una plataforma comercial, una tienda física y una cuenta bancaria pueden mostrar aspectos diferentes de una misma venta. El objetivo es evitar que se interpreten como ingresos separados cuando corresponden al mismo hecho económico.

Cuando existan archivos electrónicos asociados al comprobante, conserva los formatos disponibles y sus respaldos. Una imagen ayuda a leer el documento, pero puede no contener toda la información necesaria para su revisión. No reemplaces los archivos originales por capturas recortadas.

Compras y gastos del negocio

Ordena los comprobantes recibidos y acompáñalos de una explicación cuando el vínculo con la actividad no resulte evidente. Por ejemplo, un servicio contratado para un proyecto puede requerir que identifiques a qué trabajo corresponde, cuándo se prestó y si está pendiente de pago.

No asumas que todo desembolso pagado desde una cuenta empresarial es automáticamente un gasto aceptado tributariamente. La revisión de sustento, requisitos y tratamiento corresponde al análisis del caso. Tu tarea inicial es aportar información verdadera, no modificar el documento para que parezca un gasto distinto.

Separa los gastos personales de los del negocio. Si hubo una operación mezclada, coméntala de forma expresa. Es preferible identificarla oportunamente que dejar que se clasifique con una descripción incompleta. También conviene comunicar comprobantes duplicados, anulados o recibidos con errores.

Bancos, caja y medios de pago

Entrega los estados de cuenta de las cuentas utilizadas por el negocio y los reportes de otros medios de cobro o pago que formen parte de su operación. Incluye las referencias que permitan explicar depósitos, transferencias, comisiones, retiros y devoluciones.

Una transferencia entre cuentas propias no equivale necesariamente a una nueva venta. Un depósito de un socio tampoco debe interpretarse sin conocer su motivo. Señala esas situaciones y conserva su respaldo. El contador necesita comprender el origen del movimiento, no solo ver el monto.

Para la caja en efectivo, prepara un registro ordenado de entradas y salidas con sus documentos. Si detectas diferencias entre el saldo esperado y el efectivo disponible, comunícalas. No completes la diferencia con operaciones inventadas para hacer coincidir los números.

Personal, bienes y otras novedades

Si tienes trabajadores, informa las novedades del periodo por el canal acordado con quien gestione la planilla. Pueden incluir cambios en la información laboral, asistencia u otros hechos relevantes para el procesamiento. Limita el acceso a los datos personales y evita enviarlos en grupos abiertos.

Comunica compras o ventas de equipos, incorporación de bienes al negocio, préstamos, aportes y contratos relevantes. Estas operaciones pueden requerir una revisión diferente de la de un gasto recurrente. Adjunta la documentación que exista y explica lo que todavía esté pendiente.

Si manejas existencias, acuerda qué reportes de movimientos y recuentos debes entregar. La forma de control dependerá del negocio. Un comercio con productos físicos y una empresa que presta servicios no necesitan exactamente el mismo esquema administrativo.

Qué ocurre con los libros y registros electrónicos

La SUNAT explica que los libros obligatorios dependen del régimen y, en ciertos casos, de los ingresos. No todas las empresas llevan los mismos registros. Por eso conviene confirmar la obligación aplicable antes de copiar la organización documental de otro negocio.

El SIRE facilita la elaboración del Registro de Compras y del Registro de Ventas e Ingresos Electrónicos a partir de información de comprobantes electrónicos. Esto no elimina la necesidad de revisar la información ni de explicar operaciones que un archivo por sí solo no permite comprender.

Consulta las referencias de libros y registros contables obligatorios y SIRE.

Una entrega mensual que puedas repetir

Crea una carpeta por periodo y subcarpetas por tipo de información. Utiliza nombres comprensibles y conserva una sola versión identificada como definitiva, sin borrar el historial relevante. Añade una lista breve de pendientes y preguntas.

Antes de enviar, revisa:

Que el periodo de los archivos sea el correcto.
Que no falten cuentas o canales de venta utilizados.
Que los movimientos extraordinarios tengan explicación.
Que puedas distinguir documentos entregados y pendientes.
Que el canal de envío sea el acordado y tenga acceso restringido.

No compartas tu contraseña principal ni la Clave SOL en formularios públicos. Coordina mecanismos de acceso autorizados y adecuados al trabajo. La seguridad también forma parte de una buena entrega documental.

¿Y si no tengo toda la información?

Informa qué falta, desde cuándo lo estás buscando y quién podría obtenerlo. No retrases toda la comunicación esperando una carpeta perfecta. Un inventario de pendientes permite priorizar y evita que el contador asuma que el periodo está completo.

La contabilidad mensual requiere un intercambio continuo de información. Si el problema empieza antes del cierre, en la forma de archivar y controlar documentos, también puede ayudarte revisar la organización administrativa del negocio.